Da redação do LicitaMais: Todo condomínio
que preze pela segurança deve ter um serviço de portaria no nível mais alto de excelência. Afinal, é por ela que passam condôminos, visitantes ou prestadores de serviços, que passam a ter acesso a todas as residências e áreas comuns. Mal comparando, é como os portões de uma grande propriedade, como uma fazenda ou um castelo – depois de passar por ele, o trabalho de criminosos fica muito mais fácil.
Para garantir o sossego dos moradores, existem algumas diretrizes que devem ser seguidas
pelo porteiro, independente se for contratado diretamente pelo condomínio ou se for funcionário terceirizado. Ildemar Sopran, supervisor da Egito Serviços de Portaria, de São Bernardo do Campo (SP), afirma que o colaborador deve estar sempre atento ao trabalho.
“A
atenção é fundamental na função que ele exerce. Além disso, deve barrar e anunciar todos os visitantes ou prestadores de serviços e nunca deixar a portaria sozinha”, afirma. “Para horários de almoço, ajuda a moradores e idas ao banheiro, deve pedir a outro funcionário que fique na portaria, e este também deve ser treinado na função”.
Outros itens das rotinas básicas de segurança são: ter uma lista dos carros e placas dos moradores e checar antes de abrir o portão para eles.
Cadastrar visitantes com documento, nome e foto (se possível), além dos horários de entrada e saída e do morador visitado. Tal cadastro é importante, pois fornecerá informações a investigadores, caso aconteça algum incidente.
“Existem softwares que realizam este cadastro
com preços acessíveis no mercado”, afirma Maurício Jovino, síndico profissional. É importante lembrar que a entrada de não-moradores só pode ser realizada após autorização do condômino.
Relação síndico-porteiro
Para que o trabalho da portaria esteja alinhado com o que o síndico espera do mesmo, se faz necessária uma boa relação entre ambos (ainda que apenas profissional). Desta forma, orientação e supervisão devem ser feitas periodicamente.
“O síndico deve orientar os porteiros a não comentar sobre o cotidiano do condomínio ou dos moradores. Também ensinar o profissional as normas de segurança do condomínio. Além disso,
deve pedir para que o porteiro passe todas as informações possíveis com relação à segurança do condomínio - às vezes um fato que parece corriqueiro pode ser o planejamento de um assalto”, orienta Jovino.
Da
mesma forma, os moradores também devem colaborar com a segurança, indo além da cobrança e da supervisão dos serviços prestados. Como fazer isso?
“Dando condições para que essas pessoas trabalhem bem, tendo uma boa relação com os funcionários, fornecendo equipamentos e treinamentos. Hoje o maior problema é a falta de treinamento e de mão de obra qualificada. A conscientização também é muito importante, muitos
moradores resistem a cumprir as normas de segurança do condomínio”, completa.
Procedimentos
A empresa Bandeirantes Serviços, de Campinas, que presta serviços de portaria e fornece cursos na área, dá aos funcionários uma lista com 19 orientações e normas que devem ser seguidos. Confira-as:
1 – Recepcionar, triar, identificar e fiscalizar a entrada e saída de pessoas e objetos do condomínio.
2 - Proibir a entrada de pessoas estranhas ao condomínio, exceto quando autorizadas pelo condômino ou síndico/conselho.
3 - Anunciar os visitantes do condomínio por meio de interfone, a fim de obter autorização de ingresso do mesmo.
4 – Identificar e registrar, em livro próprio, a entrada de todos os
visitantes, anotando nome, documento, apartamento da visita e, no caso
de entregadores, nome da empresa em que trabalha.
5 - Identificar também os empregados que fazem manutenção, preventiva ou corretiva, inclusive aqueles com objetivos de orçamento, apenas. Anotar no livro a finalidade da visita.
6 – Atender a todos, indistintamente, com urbanidade e respeito, fornecendo-lhes as informações solicitadas, respeitando o sigilo e a privacidade dos condôminos.
7 - Quando necessário ou solicitado, abrir as portas de entrada aos moradores por meio do controle eletrônico ou chaves.
8 – Recepcionar, triar e entregar as correspondências, documentos e encomendas no posto de serviço ou aguardar a retirada do condômino.
9 - Mercadorias destinadas aos condôminos devem ser recepcionadas apenas pelo interessado.
10 – Todo material do condomínio deve ser recebido somente após conferido o documento de entrega.
11 – Somente permitir a entrada e saída de mudança do morador por meio de autorização escrita da administradora.
12 – Não abandonar a portaria, exceto em casos de força maior, prestação de socorro ou casos previstos no regulamento.
13 – É vedada a prestação de serviços particulares durante o período de trabalho.
14 – Informar ao síndico sobre irregularidades e ocorrências de que tomar conhecimento.
15 – Proibir a permanência de pessoas estranhas ao serviço na guarita/portaria.
16 – Manter sigilo sobre a vida privada dos moradores do condomínio, evitando comentários sobre assuntos não relacionados ao trabalho.
17 – Em caso de emergência, comunicar o síndico ou conselheiro para tomar as providências necessárias.
18 – Executar serviço de limpeza em seu posto de trabalho.
19 – Preencher o livro de ocorrências, assim que passar o posto ao sucessor.