Uma das minhas primeiras metas para o ano que vem, é ter pelo menos começado a trabalhar com o GTD ou pelo menos, uma metodologia baseada nele, de organização pessoal
.
Esta busca pela organização pessoal vem principalmente da necessidade de evitar o famoso esquecer de algo ou até, deixar de fazer algo por pura desorganização. O que eu observei nos últimos tempos, mesmo não tendo aplicado o GTD
como um todo, foi que eu consegui organizar-me bem melhor do que eu conseguia anteriormente.
Consegui passar prazos mais reais, consegui organizar minha agenda, minhas saídas a rua, por exemplo, no horário de almoço são mais produtivas do que eram, e ao final do dia, consigo em geral, chegar com boa parte do que planejei efetuado.
Não vou dizer que sou hoje, um primor da organização. Mas ao mesmo tempo, posso dizer que, como pessoa melhorei demais com aplicação de técnicas de organização na minha vida.
Minha primeira fase GTD foi em cima do Gmail. Minhas caixas de entrada eram o literal caos. Ou seja, eu simplesmente tinha 100, 200 emails na caixa de entrada, não organizados, gerando famosos atrasos de resposta.
O que eu fiz foi começar a usar o GTDInbox, um Plugin para o Firefox, que aplica o GTD em sua INBOX.
Com isto, eu criei diversos Labels de Referência ( quando algo deixa de ser uma ação, vira uma referência ) e comecei a aplicar o Waiting On, Next Action e por aí vai em cada mensagem.
Isto me deu um ganho terrível. Porque ? Sempre que vou na Waiting On, sei que há coisas que eu "mandei" para alguém fazer, ou estou aguardando algo. Assim, posso ter uma idéia dos processos parados ( email ) que dependem de alguém.
O Next action, já é o que o próprio nome diz. Próximas ações. Ou seja, tudo que tenho que executar naquele momento.
Posso dizer que hoje minha Inbox é bem semi-organizada ( pelo menos a profissional ) e eu consigo gerenciar e responder tudo que eu não conseguia anteriormente. Ou seja, o Gmail foi minha primeira arma de organização.
Com minhas Inbox pessoais organizadas ( todas usam o Google Apps ), corri para o meu Thunderbird no Trabalho.
O meu grande problema, no trabalho pelo menos, era organizar minha INBOX. A INBOX do meu Thunderbird continha trocentos emails não processados, que com o tempo iam virando tarefas não executadas.
Assim, dividi meu Thunderbird em quatro CAIXAS na realidade :
- @work - tudo que eu estou trabalhando no momento.
- @contact - primeiros contatos, ou seja, lhe requisitaram algo mas não pediram a execução ainda
- @WaitingFor - tudo que eu enviei de emails para alguém, mas até aquele momento eu não tive resposta
- Referencias - tudo que um dia foi ação de um "projeto" mas já foi executado. Ou seja, fica para referência de consulta futura.
Com esta implementação inicial ( devo estar com ela a mais ou menos uma semana ), já consegui alguns ganhos. Sempre sei que tenho que olhar primeiro a INBOX, para processamento de mensagens.
Após processar a INBOX, corro para o WaitingFor para ver se há coisas muito atrasadas dependendo de alguém e faço os contatos. Work e Contact vem após para ver o que eu posso transformar já em tarefas naquele momento.
Resumo, uma semi-organização de todo o processo. Mas, será que meu Thunderbird é GTD Compliant, ou seja, minha implementação é totalmente GTD ? Duvido, mas é uma implementação que eu criei em cima de conceitos que eu aprendi lendo e estudando o GTD nos últimos tempos.
Como puderam ver ... eu literalmente organizei meu mundo virtual, ou seja, minhas INBOX de email. Mas e fisicamente falando ?
Minha mesa aqui em casa é minha próxima vítima. Ou seja, preciso urgente de organizá-la, tal qual também preciso organizar minha mesa no trabalho. Para a mesa do trabalho e a mesa de casa, tenho um ponto a ser visualizado.
Aqueles negocios que tem duas prateleiras, onde você coloca papel. Não me lembro o nome e não me perguntem, mas quando pegar um coloco a foto aqui no blog. Ou seja, com ele eu terei uma INBOX mais organizada de papeis, do que eu tenho hoje no trabalho. O caos praticamente reina lá e eu acabo não conseguindo fazer nada funcionar.
E em casa ? Sim, a coisa está no mesmo ponto. Minha mesa aqui virou um caos e eu não consigo processar tudo que aparece aqui. Assim, eu tenho uma INBOX totalmente desorganizada, em minha mesa aqui em casa também.
Além destas duas peças importantes, as mesas eu tenho uma outra que me acompanha diariamente, que é o meu Treo. O Treo
é um SmartPhone e pode me ajudar muito nesta quesito.
Nele, já estou começando com duas implementações nele que pretendo dividir com vocês em breve.
Resumo, 2008 foi o ano do início do GTD na minha vida. Espero que com a entrada do novo ano, ele se torne mais divertido e aí, sim, eu consiga organizar plenamente minha vida, tornando-me um pouco mais produtivo e também, preparado para possíveis interpérios durante meus planejamentos.
Quanto mais organizado, menos os imprevistos lhe serão "problema" :-)