Produtividade é algo muito complicado de falar sobre. É um assunto discutido em todas as reuniões de setores de informática, projetos e derivados dentro da maioria das profissões ( mas em informática, pela nossa desorganização natural, é um foco ).
Informática, por ser algo que trabalha com o intangível, ou seja, nosso produto gerado é algo que não é visível. Mas ao mesmo tempo, se torna em pouco tempo a menina dos olhos dos diretores, pois ele é a parte importante para o funcionamento do negócio.
Por causa desta velocidade de implementação e da velocidade que os sistemas dão as empresas, o suporte a isto tudo acaba sendo em um ritmo frenético, não dando muitas vezes a chance necessária para que nós, nos organizemos de um modo aceitável.
A maioria de nós acaba tendo um dia totalmente desorganizado e pior, nunca sabe, se perguntado ao final do dia por um gerente o que foi feito durante o dia.
Os métodos que podem ser aplicados não são uma ciência exata. O Leonardo Faria falou no seu blog sobre os métodos que ele utiliza e tal qual a maioria de nós, não sabe a fórmula exata. Uma coisa é clara. O método que hoje funciona, amanhã pode não funcionar mais, pois depende do local e pessoa que está aplicando o método.
Muita gente endeusa o GTD, como um método altamente eficaz. Não conheço a fundo o mesmo, mas enxergo o mesmo como o ITIL para o suporte. O GTD é um conjunto de boas práticas para a organização da sua vida, não lhe deixando refém da sua própria falta de organização.
O pouco tempo que venho aplicando algumas coisas, vem me trazendo resultado. No trabalho, comecei a notar que ter as todo lists e outras coisas ajuda. Aliado a um bom SmartPhone a coisa ainda fica melhor. Por este motivo, resolvi realmente dar este pitaco no post do Leonardo, falando um pouco do que venho desenvolvendo nos últimos tempos em relação a produtividade pessoal.
TODO LIST
Sempre achei TODO LIST uma coisa interessante. Não enxergo a TODO LIST como algo que deve ter data.
A TODO LIST no meu caso, pelo menos é uma lista de pendências. Em geral, aquela famosa pendência que não tem data para ser cumprida, mas necessita existir.
Seria mais ou menos como ter uma tarefa que já lhe foi imputada por alguém, mas ainda sem prazo.
Ainda não achei o método ideal, mas um que está me agradando muito é o todolisttxt. Na realidade, é um shell script feito para isto. Gerenciamento de pendências.
Adiciono ele como alias no shell e vou gerenciando tudo via console. Não é amigável para todos, mas ao mesmo tempo, é maravilhoso para quem curte um Xterm.
Um outro que já utilizei, mas não me atendeu, é o TODO LIST, um .NET da vida, que também tem uma versão Java. Achei ele muito cheio de coisas na época para o que eu queria. Ou seja, ele funciona para alguns, mas não funcionou para mim.
Posso dizer que hoje, a minha TODO LIST está funcionando como um lembrete. E, com o TODO TXT a coisa está funcionando super bem.
AGENDA
Use a agenda a seu favor e não contra você. Datas factíveis são sua maior arma contra a desorganização.
Uma das coisas legais que eu aprendi quando cursei Engenharia, é ter hábito de sempre elevar tudo a mais 30%.
Exemplo : uma coisa vai levar por volta de 30 horas para ser feita. Assim, meu prazo de conclusão, seria 24 + 30%, ou seja, 31,2 horas.
Com o tempo fui vendo que a coisa é pior. 30 % do tempo nem sempre ajudam plenamente. Aí, em geral, jogo por volta de 50% a mais de horas, nos projetos que estou executando. Isto me dá uma tranquilidade nos prazos, que em geral, ajudam muito em relação ao problemas que podem ocorrer ao longo da execução de uma tarefa.
Assim, hoje, eu consigo escalonar minhas tarefas de modo a conseguir cumprir tudo de um modo mais aceitável.
PROJETOS
Transforme tudo em projeto. Como ? Nunca enxergue uma tarefa somente com sua parte, e sim, como parte de um todo.
Veja só : recebi a tarefa de configurar e deixar disponível um server com algumas customizações de ambiente referentes a uma coisa específica. Porque tenho que fazer isto ? Tente argumentar e entender todo o processo, até, para, caso haja algum atraso, você possa vir a entender o porque está levando um xabu do seu gerente.
Mas, ainda tem um lance interessante. Este pequeno processo, pode ser transformado em um projeto. Ou seja, quebre a tarefa em pequenas sub-tarefas, coloque prazos e transforme esta pequena parte do todo, em algo organizado e fácil de ser feito.
Entendamos que, quanto mais o processo é feito de modo organizado, menos tempo você vai gastar ao longo dele para arrumar o que você deveria ter feito antes. Ainda quero dedicar um outro post a como eu estou fazendo isto atualmente, mas no momento, acho que isto já cobre o que eu queria falar.
CELULAR
A maior culpada deste vício com celulares e mobilidade é a Bia, a famosa Garota sem Fio. A mobilidade fornece uma coisa interessante, que é a possibilidade de adiantar alguns trabalhos no momento em que estaríamos perdendo tempo.
Exemplo : normalmente, leio emails e respondo alguma coisa do Orkut, via cel, no ônibus indo para o trabalho. Ou seja, tarefas que tomariam parte do meu dia, já são feitas antes do meu horário de trabalho começar por causa disto.
Ou seja, um SmartPhone hoje em dia é uma ferramenta indispensável para a organização diária. Uma das coisas que devemos nos policiar neste processo, é não ficar refém da nossa mobilidade, ou seja, ficar todos os dias preso a cumprir prazos 24 horas sem um momento sequer de descanso.
Uma Inbox anabolizada é sempre um problema. Policie-se. Quanto mais emails receber, mais tempo vai perder em cima de ler mais e mais emails que nem sempre vão lhe ajudar em algo.
Listas de discussão causam este problema. Imagine uma lista gerando por volta de 30 emails dia, que é uma média normal. Você está inscrito em 5 delas. Só de listas você receberia 150 emails dia. Se você perder 30 segundos em cada mensagem, você já teria 75 minutos perdidos diariamente para a leitura disto.
Portanto, hoje, me policiei do seguinte modo : duas caixas postais. Uma, é a caixa profissional, que está no meu cartão. A segunda, é um caixa lixão, onde tudo cai. E, em geral, eu leio os cabeçalhos e vou os deletando de acordo com o interesse/necessidade da mensagem.
Neste meio tempo, comecei também a "diminuir" o número de listas e a coisa melhorou. Ainda não é o ideal, mas já quebra um bruta galho se for levar em conta o tempo que eu deixei de perder.
FEEDS
A praga do novo milênio. O mundo é um grande feed, que todos tentamos acompanhar a todo minuto. Resumo, novamente policiar-se é a lei.
Não adianta acompanhar 500 sites, em seu feed, porque você não vai conseguir acompanhar 1/4 dos posts gerados. Hoje, tenho muitos feeds cadastrados no meu Google Reader, mas me policio para não ficar escravo deles.
Leio, em geral, uns 4 ou 5 feeds diários, ou seja, aqueles que eu realmente tenho posts de importância profissional e outros, eu leio sempre que posso.
Como fiz isto ? Priorização : primeiro aqueles que me ajudam profissionalmente, depois aqueles que são diversão e por fim, os outros, se sobrar tempo.
Isto gerou um ganho de tempo enorme no meu dia, já que o feed é um vício complexo.
Outra coisa que me ajudou demais também foi ler feeds no celular. A versão mobile do Google Reader me ajudou horrores nisto. Ou seja, eu consigo sem problemas ler meus feeds até passeando com o cachorro.
Um grande problema da onipresença hoje. Mas, uma dica é clara : não adianta ter muita informação se você não consegue acompanhar tudo. Quanto menos feed, melhor é o seu aproveitamento dos conteúdos acompanhados.
CONCLUSÃO
Como pode ser visto, não é uma fórmula mágica o que eu apresentei. Aliás, isto pode ser encontrado em diversos locais na internet.
Mas, o que eu digo é : para mim, Ataliba, isto funcionou demais. Senti uma melhora substancial no cumprimento do que me foi passado e ainda, na possibilidade de ter mais tempo para ter tempo.
Em resumo, quanto mais nos organizamos mais tempo temos para nós, e assim, ficar menos escravos desta louca vida que levamos.
E, se alguém tiver boas considerações sobre como está conseguindo elevar sua produtividade, posta por aqui :-)
Sempre é bom saber novos métodos para traduzir para nossa realidade.